Die Terminvergabe eines Assistenten kennt keine Ausnahmen und kein Bauchgefühl. Sie kennt drei Zahlen, und aus denen ergibt sich alles Weitere: die Anfangs- und Endzeit des Tages, die Dauer einer Leistung und den Puffer dahinter.
Wie aus drei Zahlen ein Raster wird
Der Tag beginnt bei Ihrer Anfangszeit. Von dort springt das Raster in Schritten aus Dauer plus Puffer weiter, bis der nächste Termin nicht mehr vor der Endzeit fertig würde. Bei 9 Uhr Beginn, 30 Minuten Dauer und 15 Minuten Puffer heißt das: 9:00, 9:45, 10:30, 11:15 und so weiter.
Zwei Dinge folgen daraus, die im Alltag überraschen. Erstens: Die Endzeit ist die Zeit, zu der der letzte Termin beendet sein muss, nicht die, zu der er beginnen darf. Zweitens: Es gibt keine krummen Uhrzeiten. Wer 9:20 Uhr anbieten will, verschiebt die Anfangszeit oder ändert Dauer und Puffer, aber er bekommt sie nicht als Einzelfall hinein.
Dazu kommen die Wochentage, an denen Termine überhaupt möglich sind, und Ihre Zeitzone. Alle Uhrzeiten meinen die Zeit an Ihrem Standort, auch wenn der Kunde woanders sitzt.
Wenn nicht jede Leistung gleich lang dauert
Die Dauer gilt zunächst für alle Termine gleich. Sobald sich das im Alltag nicht mehr abbilden lässt, legen Sie einzelne Leistungen an und geben jeder ihre eigene Dauer und ihren eigenen Puffer. Wo Sie nichts eintragen, gilt weiterhin der allgemeine Wert.
Das ist der Punkt, an dem sich eine Terminvergabe entscheidet. Eine Erstberatung, eine kurze Rückfrage und ein voller Behandlungstermin dauern nicht gleich lang. Werden sie trotzdem mit derselben Zahl hinterlegt, entsteht ein Kalender, der rechnerisch aufgeht und an dem Tag, an dem er gilt, nicht mehr stimmt.
Nehmen Sie die drei bis fünf Leistungen, nach denen tatsächlich gefragt wird, und tragen Sie deren Dauer ein. Eine vollständige Leistungsliste braucht die Terminvergabe nicht.
Wofür der Puffer da ist
Der Puffer ist keine Reserve für den Fall, dass ein Termin überzieht. Er ist die Zeit zwischen zwei Terminen, in der niemand im Raum sitzt: Dokumentation, Wegezeit, Vorbereitung. Wer ihn auf null setzt, bietet Termine im Minutentakt an und schiebt die Verspätung des Vormittags in den Nachmittag.
Häufige Fragen
Warum bietet der Assistent einen freien Vormittag nicht an?
Prüfen Sie zuerst den Wochentag und die Zeitzone. Danach die Dauer: Passt die Leistung nicht mehr vor die Endzeit, fällt das letzte Fenster weg, obwohl der Kalender leer aussieht.
Kann ich Mittagspausen ausnehmen?
Über Anfangs- und Endzeit nicht, die beschreiben einen zusammenhängenden Zeitraum. Tragen Sie die Pause im angebundenen Google-Kalender als Termin ein, dann gilt sie als belegt.
Gelten die Zeiten für alle meine Assistenten?
Nein. Öffnungszeiten, Dauer und Puffer gehören jeweils einem Assistenten. Wer zwei Standorte betreibt, pflegt sie getrennt.