Ein Assistent, der Termine vergibt, muss zwei Dinge zugleich können: freie Zeiten kennen und verhindern, dass zwei Kunden dieselbe bekommen. Wie das abläuft, entscheidet darüber, ob Ihr Kalender nach einer Woche noch stimmt.
Woher die freien Zeitfenster kommen
Der Assistent erfindet keine Termine. Er rechnet sie aus, und zwar aus drei Angaben: Ihren Öffnungszeiten, den bereits belegten Zeiten und der Dauer der gefragten Leistung.
Die belegten Zeiten kommen aus einer von zwei Quellen. Entweder aus dem Google-Kalender Ihres Betriebs, dann sieht der Assistent auch Termine, die Sie selbst eingetragen haben. Oder aus der Terminliste in go33, dann kennt er nur die Termine, die über ihn zustande gekommen sind. Wer parallel im eigenen Kalender plant, sollte deshalb den Google-Kalender anbinden.
Die Dauer ist der Punkt, an dem die meisten Fehler entstehen. Wer alle Leistungen mit dreißig Minuten hinterlegt, bekommt einen Kalender, der auf dem Papier passt und im Alltag klemmt. Mehr dazu unter Öffnungszeiten, Puffer und Leistungsdauer.
Von der Auswahl zur Bestätigung
Zwischen „der Kunde nennt eine Uhrzeit" und „der Termin steht" liegen vier Schritte.
Dieser Umweg über die E-Mail ist Absicht. Er stellt sicher, dass die angegebene Adresse existiert und dem Kunden gehört, und er sortiert Terminanfragen aus, die niemand ernst gemeint hat.
Warum zwei Kunden nicht denselben Termin bekommen
Solange eine Anfrage nicht bestätigt ist, blockiert sie die Zeit nicht. Zwei Kunden können also kurz nacheinander dasselbe Fenster anfragen, und beide bekommen ihre E-Mail.
Entschieden wird beim Bestätigen. Die Datenbank lässt pro Assistent und Startzeit genau einen bestätigten Termin zu. Wer zuerst klickt, bekommt ihn. Der zweite Klick wird abgewiesen, mit dem Hinweis, dass die Zeit inzwischen vergeben ist. Ein doppelt belegter Kalender kann auf diesem Weg nicht entstehen, auch nicht bei zwei gleichzeitigen Klicks.
In Ihrer Terminübersicht sehen Sie beides: bestätigte Termine und Anfragen, die noch auf die Bestätigung warten. Anfragen erscheinen dort, blockieren aber keine Zeit.
Wo der Assistent abgibt
Dringliche Fälle und alles, was eine fachliche Einschätzung braucht, gehören nicht in eine automatische Terminvergabe. Kann der Assistent ein Anliegen nicht beantworten, sagt er das und legt eine Anfrage für Ihr Team an, statt einen Termin zu erfinden. Sie beantworten sie auf demselben Kanal, auf dem sie hereinkam.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn zwei Kunden gleichzeitig dasselbe Fenster wählen?
Beide dürfen anfragen. Den Termin bekommt, wer zuerst auf den Bestätigungslink klickt. Der zweite sieht beim Klick den Hinweis, dass die Zeit vergeben ist.
Wie lange ist der Bestätigungslink gültig?
24 Stunden. Danach ist die Anfrage verfallen und die Zeit steht wieder zur Auswahl.
Kann der Assistent Termine verschieben?
Verschieben als eigenen Vorgang gibt es nicht. In jeder Bestätigung steht ein Link zum Absagen; danach ist die Zeit wieder frei und der Kunde bucht neu.
Was ist, wenn keine Zeit passt?
Dann vergibt der Assistent keinen Termin außerhalb Ihrer Zeiten, sondern nimmt das Anliegen als Anfrage auf.