Sobald die zweite Person im Arbeitsbereich ist, stellt sich eine Frage, die vorher niemand stellen musste: Wer sieht eigentlich was? Die Antwort ist kürzer, als die meisten erwarten, und genau deshalb sollte man sie kennen, bevor man einlädt.
Drei Rollen
Es gibt Inhaber, Administrator und Mitarbeiter. Der Inhaber entsteht beim Anlegen des Arbeitsbereichs, die beiden anderen vergeben Sie beim Einladen.
Es gibt keine Rolle, die weniger sieht
Die Trennlinien liegen bei der Verwaltung, nicht beim Lesen. Jede Person im Arbeitsbereich sieht die Gesprächsverläufe, die Kontaktanfragen und die Tickets, und zwar von allen Assistenten der Organisation.
Das ist bewusst so und für die meisten Betriebe richtig: Ein Team, das Anfragen beantwortet, muss die Anfragen sehen. Für Sie heißt es trotzdem, dass die Einladung selbst die Entscheidung ist. Wer Zugang bekommt, bekommt Einblick in Kundengespräche, und diese Entscheidung lässt sich nicht nachträglich über eine Rolle abmildern.
Prüfen Sie die Mitgliederliste, wenn jemand den Betrieb verlässt. Ein entferntes Mitglied verliert den Zugang sofort, ein vergessenes behält ihn.
Was trotzdem getrennt bleibt
Zwischen Organisationen gibt es keinen Durchgriff. Was in einem anderen Arbeitsbereich liegt, ist nicht sichtbar, auch nicht für einen Administrator, auch nicht mit demselben Anmeldenamen.
Getrennt bleibt außerdem, was zur Person gehört und nicht zum Arbeitsbereich: Anzeigename, E-Mail-Adresse und Passwort ändert jede Person nur für sich selbst. Ein Administrator kann jemanden entfernen, aber nicht dessen Zugangsdaten ändern.
Häufige Fragen
Kann ich jemandem nur einen einzelnen Assistenten freigeben?
Nein. Mitgliedschaft gilt für den Arbeitsbereich, und damit für alle Assistenten darin. Wer Bereiche wirklich trennen muss, braucht getrennte Arbeitsbereiche.
Was, wenn der Inhaber den Betrieb verlässt?
Die Rolle lässt sich an ein anderes Mitglied übergeben. Ohne Übergabe lässt sich der letzte Inhaber nicht entfernen, damit kein Arbeitsbereich ohne Verantwortlichen zurückbleibt.
Sehe ich, wer wann etwas geändert hat?
Für die Zustimmungen zu den Vertragsdokumenten ja, die sind mit Fassung und Zeitpunkt protokolliert. Ein allgemeines Änderungsprotokoll über alle Einstellungen hinweg gibt es nicht.