Mit der Aktion "Terminbuchung" kann Ihr Assistent freie Termine direkt im Chat anbieten und verbindlich in Ihrem Kalender eintragen.
Aktionen gehören ab dem Starter-Tarif dazu
Im kostenlosen Tarif beantwortet Ihr Assistent Fragen, legt aber keine Aktionen an. Ansehen und Löschen bleiben möglich, Anlegen, Ändern und Einschalten sind gesperrt und melden einen Hinweis auf den Tarif. Wechseln Sie später in einen kleineren Tarif zurück, bleiben Ihre Aktionen erhalten und werden nur ausgeschaltet.
Kalender verbinden
Die Terminbuchung ist eine Aktion: Öffnen Sie Antworten Was er tun kann und legen Sie eine Aktion vom Typ Termin an — oder öffnen Sie eine bestehende.
In deren Einstellungen verbinden Sie Ihren Google- oder Outlook-Kalender per OAuth-Login. go33 erhält dadurch Lese- und Schreibzugriff auf die von Ihnen freigegebenen Kalender.
Damit der Assistent die Buchung im Chat anbietet, muss die Aktion aktiv sein — der Schalter Aktiv oben rechts im Editor. Über Trigger-Wörter legen Sie fest, bei welchen Formulierungen sie greift; leer bedeutet automatische Erkennung von Wörtern wie „Termin" oder „Buchung".
Verfügbarkeit festlegen
Termindauer und Pufferzeiten stehen im Reiter Termine, Ihre regulären Geschäftszeiten im Reiter Verfügbarkeit. Wahlweise legen Sie unter Leistungen einzelne Terminarten mit eigener Dauer an, etwa „Erstberatung" mit 60 statt 30 Minuten. Der Assistent schlägt Kunden ausschließlich innerhalb dieser Verfügbarkeit Termine vor. Tragen Sie zusätzlich unter E-Mail für Benachrichtigungen die Adresse ein, an die Sie bei jeder Buchung informiert werden möchten — ohne diese Angabe erhalten Sie keine Benachrichtigung.
Buchungsablauf im Chat
- Der Kunde äußert im Chat den Wunsch nach einem Termin.
- Der Assistent zeigt verfügbare Zeitfenster an.
- Nach Auswahl durch den Kunden wird der Termin reserviert und der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
- Erst nach Klick auf diesen Link wird der Termin verbindlich in Ihrem Kalender angelegt.
Die reservierte Uhrzeit ist ab Schritt 3 für andere Kunden blockiert. Der Eintrag in Ihrem verbundenen Kalender erscheint jedoch erst, sobald der Kunde die Bestätigungs-E-Mail angeklickt hat — eine manuelle Übertragung ist trotzdem nicht nötig.
Bestätigungs- und Storno-E-Mail
Nach der Reservierung erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit Terminzeit, einem Bestätigungslink und einem Stornolink. Klickt der Kunde auf den Bestätigungslink, wird der Termin final in Ihrem Kalender eingetragen, der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail und — sofern eine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegt ist — auch Sie eine Benachrichtigung. Klickt der Kunde stattdessen auf den Stornolink, wird die Reservierung storniert und die Zeit wieder freigegeben.
Gebuchte Termine ansehen und absagen
Unter Termine stehen alle Buchungen als Liste: links gefiltert nach anstehend, vergangen oder alle, rechts die Angaben des Kunden — Leistung, Dauer, E-Mail, Telefon und seine Anmerkungen. Über Kalender wechseln Sie auf die Zeitachse in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.
Muss ein Termin ausfallen, sagen Sie ihn dort über Termin absagen ab. Der Kunde erhält daraufhin automatisch eine E-Mail mit dem abgesagten Termin, und die Zeit wird wieder frei. Das gilt nur für Termine aus dem Chat — einen Termin aus Ihrem verbundenen Google-Kalender ändern Sie weiterhin dort.
Kalenderverbindung trennen
In den Einstellungen der Termin-Aktion widerrufen Sie den Zugriff jederzeit über Verbindung trennen. Bereits gebuchte Termine bleiben in Ihrem Kalender bestehen.