Ein Ablauf verbindet mehrere Bausteine zu einem mehrstufigen Gespräch — zum Beispiel: eine Begrüßung, eine Frage mit Auswahlmöglichkeiten und je nach Antwort ein passendes Ergebnis. Anders als eine einzelne Aktion (siehe Aktionen einrichten) besteht er aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten.
Beides steht in derselben Liste unter Antworten Was er tun kann; einen Ablauf erkennen Sie am Chip mit der Zahl seiner Schritte. Über Schritte ansehen klappt die Liste auf, ohne dass Sie den Editor öffnen müssen.
Aktionen gehören ab dem Starter-Tarif dazu
Im kostenlosen Tarif beantwortet Ihr Assistent Fragen, legt aber keine Aktionen an. Ansehen und Löschen bleiben möglich, Anlegen, Ändern und Einschalten sind gesperrt und melden einen Hinweis auf den Tarif. Wechseln Sie später in einen kleineren Tarif zurück, bleiben Ihre Aktionen erhalten und werden nur ausgeschaltet.
Ablauf erstellen
- Öffnen Sie Antworten Was er tun kann, klicken Sie auf Neu anlegen und wählen Sie Mehrstufiges Gespräch.
- Vergeben Sie einen Namen. Der Editor öffnet sich mit dem Start-Baustein.
- Wechseln Sie im Editor auf Diagramm, fügen Sie über die Bausteinliste weitere Schritte hinzu und verbinden Sie sie per Ziehen einer Linie in der gewünschten Reihenfolge.
Schritte und Diagramm
Der Editor hat zwei Ansichten. Schritte ist die voreingestellte: der Ablauf als nummerierte Liste von oben nach unten, Verzweigungen eingerückt als 2a, 2b. Sie ist zum Nachlesen gedacht — ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Einstellungen ihres Bausteins. Was in eine Zeile nicht mehr passt, endet als „…".
Diagramm zeigt denselben Ablauf als Graphen. Dort bauen Sie um: Bausteine hineinziehen, Linien verbinden, über Anordnen automatisch ausrichten. Für Abläufe mit vielen Wegen ist das das genauere Bild.
Verfügbare Bausteine
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Start | Legt fest, bei welchen Wörtern der Ablauf im Chat beginnt. Jeder Ablauf hat genau einen Start-Baustein. |
| Nachricht | Ein einfacher Text, den der Assistent an dieser Stelle im Ablauf sendet. |
| Formular | Stellt eine Frage mit Eingabefeld oder Auswahlmöglichkeiten und wartet auf die Antwort der Kundin oder des Kunden. |
| Bedingung | Führt den Ablauf je nach einer zuvor per Formular gegebenen Antwort in unterschiedliche Richtungen weiter. |
| Terminbuchung, Button, Karte, Tabelle, API-Aufruf, Client-Aktion | Dieselben Aktions-Bausteine wie bei einzelnen Aktionen — hier als Endpunkt eines Ablaufs. |
Wann startet ein Ablauf
Im Start-Baustein tragen Sie die Wörter ein, bei denen der Ablauf im Chat beginnen soll. Tippt jemand eines dieser Wörter (oder eine sehr ähnliche Schreibweise, z. B. mit einem Tippfehler), prüft der Assistent zusätzlich den Zusammenhang der Nachricht, bevor der Ablauf tatsächlich startet. So verhindern Sie, dass ein Wort, das nur beiläufig in einer Nachricht vorkommt, versehentlich einen Ablauf auslöst.
Verzweigungen richtig aufbauen
Eine Bedingung entscheidet immer anhand einer Antwort, die vorher per Formular abgefragt wurde. Bauen Sie eine Verzweigung deshalb immer nach diesem Muster auf:
- Ein Formular-Baustein mit einer Auswahlfrage (z. B. „Welche Option interessiert Sie?" mit den Optionen „A" und „B").
- Ein Bedingung-Baustein direkt danach, der auf genau diese Antwort prüft.
- Für jede Antwortmöglichkeit ein eigener Folge-Baustein.
Eine Bedingung, der kein Formular vorausgeht, kann nie eine Antwort finden — der Ablauf bleibt an dieser Stelle stecken, und Kundinnen und Kunden bekommen keine Antwort mehr. Beim Speichern eines aktiven Ablaufs wird das geprüft und mit einer konkreten Fehlermeldung angezeigt.
Entwurf speichern und aktivieren
Ein Ablauf lässt sich jederzeit als Entwurf speichern, auch wenn er noch unvollständig ist. Erst beim Einschalten von Aktiv wird der gesamte Ablauf geprüft — fehlt zum Beispiel ein Formular vor einer Bedingung, zeigt Ihnen der Editor genau, an welcher Stelle das Problem liegt.
Sie können einen Ablauf auch direkt in der Übersicht ein- und ausschalten, ohne ihn zu öffnen. Dieselbe Prüfung greift dort ebenfalls: Ist der Ablauf unvollständig, bleibt er aus, und die Meldung nennt den Grund. Ausschalten ist dagegen immer möglich — ein Ablauf, der Besuchern gerade nicht angeboten werden soll, bleibt mit allen Schritten erhalten.
Ablauf mit KI generieren
Statt jeden Baustein einzeln anzulegen, können Sie im Ablauf-Editor auf Ablauf mit KI generieren klicken und den gewünschten Ablauf in eigenen Worten beschreiben (bis zu 1000 Zeichen). Je genauer Ihre Beschreibung — inklusive der genauen Fragen, Antwortoptionen und Ziele —, desto passender wird der Vorschlag.
Die KI erstellt daraus einen kompletten Vorschlag mit allen Bausteinen und Verbindungen, den Sie vor der Übernahme prüfen können. Enthält der Vorschlag einen der oben beschriebenen Fehler (z. B. eine Verzweigung ohne vorheriges Formular), korrigiert die KI das in der Regel selbstständig, bevor Ihnen der Vorschlag angezeigt wird. In seltenen Fällen kann es trotzdem nötig sein, den Vorschlag im Editor manuell nachzubessern.
Prüfen Sie einen KI-generierten Ablauf immer im Editor, bevor Sie ihn aktivieren — insbesondere Texte, Links und Auswahloptionen sollten Sie an Ihr Unternehmen anpassen.